영어 E-MAIL의 작성방법과 에티켓

 

영문 이메일 작성할 때 일반적인 구성과 표현을 알고 작성하면 더 효과적일수 있기 때문에 관련사항들을 정리하면 다음과 같다.

 

1. 기본구성

용어	해석
TO	받는 사람
FROM	보내는 사람
CC (Carbon Copy)	참조
BCC(Blind Carbon Copy)	숨은 참조
Subject	제목
Attachments	첨부파일

 

2.이메일 작성하기 위한 6단계

 

1단계: 인사말(Greetings)

이메일을 작성할 때 수신자의 정확한 호칭과 이름을 사용하는 것은 매우 중요하다.

이는 상대방에 대한 예의임과 동시에 인사말로서 상대방에게 좋은 인상을 주는 것은 발신자가 메일을 통해 의도하는 바를 이루는 과정의 첫 단계이기 때문이다.

격식을 갖춘 이메일의 인사말은 Dear 다음에 Mr,또는Ms와 함께 수신자의 성을 쓴다,

성별이 확실하지 않은 경우에는 Dear다음 이름을 쓸 수도 있다,수신자의 이름을 모르는 경우Dear다음에 직책이나 상호를 쓰기도 한다,

EX) Dear Mr. Smith, DearAlice xiao, Dear MrPresident

친밀한 관계에 있는 비공식 인사말에는 Dear대신 Hello나 Hi 다음에 이름을 쓰거나 또는 Hi만을 사용할 수 있다.최근 들어 이메일 인사말로 Hi의 사용이 더 일반화되고 있다.

EX) Hello Alice xiao, Hi

2단계: 도입부(Introduction)

도입부는 이메일을 쓰는 목적을 밝히는 난이며 본문 내용을 쓰기 위한 준비 과정이다.

본문을 시작하기 전 메일을 보내는 이유나 목적을 분명히 밝히는 것은 이 메일의 필수적인 부분이다.

회신이나 문의에 대한 답신의 경우 수신자에게 메일을 보내 준 것에 감사하는 표현으로 시작하는 것이 좋다.

 

FORMAL 표현	해석
I am writing to inform~~	~을 알리기 위해 메일을 작성합니다..
I am writing toenquire about~	~에 관해 문의하기 위해 메일을 씁니다.
This is regard to~	이것은~에 관한 메일을 씁니다.
I am writingwith regard to~	~에 관한 메일을 씁니다.

INFORMAL 표현	해석
Thank you for~	~에 대해 감사드립니다.
Thank you for your enquiry	문의해 주셔서 감사합니다.
Thank you forcontacting~	~연락주셔서 감사합니다.
This is to~	이것은 ~하기 위한 것입니다.

3단계: 본문(Main Body)

이메일의 가장 중요한 부분이며 전달하고자 하는 메시지의 주 내용을 기록한 난이다.

본문의 길이는 가급적 짧게 작성하며 정확하고 간결한 표현을 사용한다.그리고 한 가지 주제만 다루는 것이 좋다.주제들이 한꺼번에 다루어지면 메일을 읽는 사람의 집중도가 떨어지고 산만해져 메일을 통해 의도하는 성과를 얻을 수 있는 가능성이 적어지기 때문이다.

4단계: 맺음말 (Closing Remarks)

이메일의 본문쓰기을 마친 후,수신자에게 감사를 표시하거나 논의가 계속될 수 있는 여지를 남기는 표현이다.

감사할때 표현	해석
Thank you for your cooperation and consideration	협조와 배려에 감사합니다.
회신을 기디릴 때 표현	해석
I look forward to hearing from you soon	빠른 회신을 기다리고 있겠습니다.
질문 관련 표현	해석
If you have any questions about the matter,please   do  not hesitate to contact me.	만약에 이 문제에 관한 질문이 있다면 주저하지마시고 저에게 연락주시기   바랍니다.

5.단계: 결구(Complimentary Close)

업무와 관련된 메일에는 Yours sincerely가 가장 일반적인 표현이다.

격식을 차리지 않고 친밀감을 나탸내는 표현으로는Regards,/kind regards,/best regards 등으로 표현 한다.

6.단계: 서명(Signature)

결구 다음에 발신인의 이름 및 이름 아래에 연락처나 발신인에 관한 정보를 기록한다.

EX) Name/

phone/

fax no/

company

 

3.E-Mail 에티켓

 

다음은 이 메일을 작성할 때 지켜야 할 중요한 사항들을 살펴보면 다음과 같다.

3-1.기본을 이루는 공통 원칙은 간결함,정확함,명쾌함 그리고 정중함이다.

3-2.제목은 메일을 열기전 무엇에 관한 내용인지 파악할 수 쉽게 구체적이며 명확한 표현을 사용해야 한다

3-3.내용은 짧고 간결하게 작성하여 상대방의 바쁜 업무시간에 대한 배려 및 업무의 효율성을 높일 수 있게 한다.

3-4.항상 바른 철자법과 문법 그리고 어법을 사용하도록 주의를 기울여야 한다.철자가 틀린단어나 비 문법적인 표현은 전달하고자 하는 메시지를 정확하게 전달 할 수 없을 뿐더러 상배방으로 하여 부정적인 의미지를 줄 수 있기 때문에 정확한 철자 및 어법을 사용할 수 있도록 한다.

3-5. 문장은 수동형 보다는 행위 주체를 문장의 맨 앞에 위치시킴으로써 책임 소재가 분명해 질 수 있도록 능동형 문장으로 작성하는 것이 신뢰감을 줄 수 있다.

EX) The work will be finished today ( 그 일은 오늘 끝마칠 것입니다)

I will finish the work today (저는 그 일을 오늘 끝마칠 것입니다)